Eventos
Control de asistencia para empresas de eventos y banquetes
Los retos de asistencia en eventos
Cada evento es en una sede distinta
Un salón el viernes, una hacienda el sábado y un centro de convenciones el lunes. No hay un lugar fijo donde instalar un reloj checador, y el coordinador termina pasando lista en papel.
Montajes y desmontajes que se alargan
El montaje empieza horas antes del evento y el desmontaje termina de madrugada. Son las jornadas más largas y las que menos se registran, justo donde se acumulan horas extra.
Personal eventual que cambia cada fin de semana
Meseros, montajistas y staff de apoyo varían según el tamaño del evento. Dar de alta y de baja a esa gente con métodos lentos no es viable.
Jornadas que cruzan la medianoche
Una boda que termina a las 3:00 combina jornada diurna, mixta y nocturna en el mismo turno. Sin registro de horas reales, es difícil saber qué parte es tiempo extra.
En eventos, la asistencia se controla mejor con la app y una geocerca creada para cada sede, o con un kiosko portátil en el acceso de staff. Como el lugar de trabajo cambia cada vez, el registro tiene que viajar con el evento. Y como montajes y desmontajes son largos, también es la mejor forma de saber cuánto tiempo extra genera cada fecha.
¿Qué cambia para empresas de eventos con la reforma laboral?
Desde el 1 de enero de 2027, según el art. 132, fr. XXXIV de la LFT, el patrón debe registrar electrónicamente el inicio y fin de la jornada de cada trabajador y entregar el registro a la autoridad cuando lo pida. La lista en papel del coordinador no alcanza. La multa va de 250 a 5,000 UMA: de $29,327.50 a $586,550 MXN con la UMA 2026.
En eventos el reto es la variedad de esquemas: personal de planta, staff eventual, proveedores externos. Si son tus trabajadores, su jornada debe registrarse aunque trabajen solo algunos fines de semana. Para preparar a tu empresa, revisa la guía para implementar control de asistencia.
Un evento, tres tipos de jornada
Según los arts. 60 y 61 de la LFT, la jornada diurna (6:00 a 20:00) tiene máximo 8 horas, la nocturna (20:00 a 6:00) 7 y la mixta 7.5. Un ejemplo típico de una boda:
| Tramo | Horario | Duración |
|---|---|---|
| Montaje | 12:00 a 18:00 | 6 h |
| Servicio | 18:00 a 2:00 | 8 h |
| Desmontaje | 2:00 a 4:00 | 2 h |
Ejemplo ilustrativo. Si una misma persona hace los tres tramos, son 16 horas: por encima del límite de 12 horas diarias entre jornada ordinaria y extra, y del máximo de 4 horas extra al día. Con el registro ves estos casos y puedes dividir el trabajo entre equipos de montaje y de servicio. Consulta jornada mixta y horas extra dobles y triples.
Horas extra en temporada alta
Diciembre, temporada de bodas y graduaciones concentran varios eventos por semana. Con la jornada máxima bajando de 48 horas semanales en 2026 a 46 en 2027, el personal de planta llega más rápido al tiempo extra. Las horas extra se pagan al doble hasta 9 por semana en 2026 y 2027 y al triple después, con máximo 4 por día en no más de 4 días por semana. La calculadora de horas extra te ayuda a costear una semana cargada antes de que pase.
¿Cómo funciona la checada en un evento?
- Geocerca por evento: creas el perímetro de la sede para esa fecha. El staff desliza para checar en la app solo dentro del recinto.
- Kiosko portátil: una tablet en el acceso de staff. Cada persona escanea el QR, que cambia cada 30 segundos, o teclea su PIN.
- Sin conexión: en jardines y haciendas con mala señal, la checada se guarda y se sincroniza después con su hora real.
Si estás eligiendo entre métodos, la comparativa kiosko vs. app móvil te ayuda a decidir según el tamaño del evento.
Costo de personal por evento
Al terminar, Turno te deja exportar las horas registradas por evento a Excel o CSV. Así sabes cuánto personal y cuántas horas extra requirió cada fecha, y cotizas el siguiente evento con datos reales.
Este contenido es informativo; confirma tu caso específico con un asesor laboral.
¿Organizas varios eventos por semana? Agenda una demo.
Cómo lo resuelve Turno
- Geocerca por evento: creas el perímetro de la sede para esa fecha y el staff solo puede checar ahí.
- Kiosko portátil (una tablet) en el acceso de staff con QR que cambia cada 30 segundos o PIN, para personal sin smartphone.
- QR impreso que llevas a cada sede para eventos pequeños.
- Modo sin conexión para haciendas, jardines y recintos con mala señal; la checada se sincroniza después con su hora original.
- Panel en tiempo real para el coordinador: quién llegó al montaje, quién está en servicio y quién falta.
- Exportación por evento a Excel o CSV para calcular costo de personal y horas extra de cada fecha.
Preguntas frecuentes
¿Cómo controlo la asistencia si cada evento es en una sede diferente?
Crea una geocerca para la sede de cada evento y pide que el staff cheque desde la app al llegar y al irse. Para quien no tiene smartphone, lleva una tablet como kiosko.
¿El personal eventual también debe registrarse?
Si es tu trabajador, aunque sea por evento, desde 2027 su jornada debe registrarse electrónicamente según la LFT. Revisa cada esquema de contratación con un asesor laboral.
¿Cuántas horas puede trabajar alguien en un evento?
La LFT establece que la jornada ordinaria más las horas extra nunca debe pasar de 12 horas diarias, con máximo 4 horas extra al día. Montaje, servicio y desmontaje cuentan.
¿Puedo saber cuánto me costó el personal de un evento?
Sí. Exportas las horas registradas por evento y las cruzas con el costo por hora de cada persona, incluidas las horas extra.
Cumple con la nueva LFT antes de 2027
Turno registra la jornada de tu equipo desde la app, un kiosko o un QR, y la deja lista para nómina y para la autoridad.