Retardos, faltas e incidencias: guía para RR. HH. en México

Un retardo es llegar después de la hora de entrada más la tolerancia que fija tu empresa; una falta es no presentarse a trabajar, y puede ser justificada o injustificada. La LFT no define minutos de tolerancia ni descuentos por retardo, pero sí prohíbe las multas, limita las suspensiones a 8 días y considera causal de rescisión más de 3 faltas injustificadas en 30 días. Para aplicar todo esto sin conflictos necesitas reglas por escrito y un registro de asistencia confiable.

Esta guía te ayuda a definir tolerancias, clasificar incidencias, aplicar consecuencias dentro de la ley y reducir retardos de raíz.

Contenido informativo; confirma con tu asesor laboral cómo aplica a tu caso específico.

¿Qué es un retardo según la LFT?

La LFT no define el término “retardo”. En la práctica, un retardo es cuando la persona checa su entrada después de la hora pactada más la tolerancia que establece la empresa. Esa tolerancia, y lo que pasa con los retardos acumulados, se fija en el reglamento interior de trabajo, en el contrato individual o en el contrato colectivo.

Por eso lo primero es escribir la regla. Ejemplo de política (ilustrativo, no es una recomendación legal):

• Hora de entrada: 9:00.
• Tolerancia: 10 minutos (hasta 9:10 cuenta como puntual).
• De 9:11 en adelante: retardo.
• Después de cierta hora, la llegada se trata como falta del día, si así lo establece el reglamento.

¿Qué es una falta injustificada?

Una falta injustificada es no presentarse a trabajar sin permiso del patrón y sin una causa justificada (como una incapacidad del IMSS). Según la LFT (art. 47, fr. X), tener más de 3 faltas de asistencia en un periodo de 30 días, sin permiso o sin causa justificada, es causal de rescisión de la relación laboral sin responsabilidad para el patrón.

Que sea causal no significa que el despido sea automático ni sencillo: necesitas evidencia de cada falta, haber seguido el procedimiento de aviso de rescisión y, en caso de juicio, poder demostrarlo. Ahí es donde el registro de asistencia se vuelve clave. Ver la guía de expediente laboral y asistencia.

¿Qué tipos de incidencias existen?

Una incidencia es cualquier evento que cambia la asistencia esperada. Conviene clasificarlas así:

Incidencia	¿Afecta el pago?	Evidencia típica
Retardo	Puede descontarse el tiempo no trabajado	Checada de entrada
Falta injustificada	No se paga el día	Ausencia de checada
Falta justificada / permiso con goce	No	Autorización por escrito
Permiso sin goce	Sí, no se paga	Autorización por escrito
Incapacidad	La cubre el IMSS según el caso	Certificado de incapacidad
Vacaciones	No (se pagan con prima vacacional)	Solicitud aprobada
Salida anticipada	Puede descontarse el tiempo no trabajado	Checada de salida
Horas extra	Sí, al doble o triple	Checadas y autorización
Olvido de checada	Depende de la corrección	Justificación y aprobación del jefe

Lo importante es que cada incidencia tenga fecha, tipo, evidencia y quién la aprobó. Así la nómina sale bien y tienes respaldo si hay un reclamo.

¿Se puede descontar dinero por retardos?

Aquí está el error más común. La LFT (art. 107) prohíbe imponer multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa. Eso significa:

• No puedes cobrar una cantidad fija “por llegar tarde” (por ejemplo, “$100 por retardo”).
• Puedes no pagar el tiempo efectivamente no trabajado, porque el salario se paga por el trabajo prestado. Si alguien llega 30 minutos tarde, esos 30 minutos no se pagan.
• Puedes aplicar las medidas disciplinarias que prevea tu reglamento interior, como amonestaciones o suspensiones. Según la LFT (art. 423, fr. X), la suspensión en el trabajo como medida disciplinaria no puede exceder de 8 días.

Una regla frecuente es “3 retardos = 1 falta”. Si la quieres aplicar, debe estar en el reglamento interior, ser conocida por todos y aplicarse con evidencia. Consulta a tu asesor si tu reglamento la contempla y cómo se registra.

¿Cuánto le cuestan los retardos a tu empresa?

Más de lo que parece: no solo el tiempo perdido de quien llega tarde, sino el de quien lo espera, la apertura que se retrasa o el turno que no se cubre. Para estimarlo con tus datos, usa la calculadora de costo de retardos.

¿Cómo registrar retardos y faltas correctamente?

Usa la hora del sistema, no la de la persona

Si el trabajador escribe su propia hora en una lista, cualquier retardo es discutible. Un sistema electrónico que pone la hora automáticamente elimina la discusión. Además, desde el 1 de enero de 2027 el registro electrónico de inicio y fin de jornada es obligatorio (art. 132, fr. XXXIV). Ver la guía del registro electrónico de jornada.

Evita que alguien cheque por otro

Un retardo “corregido” por un compañero que checó por ti no sirve como evidencia. PIN personal, QR dinámico, geocerca o foto al checar reducen ese riesgo.

Da un flujo claro para justificar

Olvidos de checada, permisos y citas médicas pasan. Lo importante es que haya un canal para justificarlos y que la aprobación quede registrada.

Revisa antes de cerrar nómina

Las incidencias sin resolver son las que causan errores de pago. Un panel en tiempo real, como el de Turno, muestra quién llegó, quién está en descanso y qué incidencias están pendientes, y exporta retardos, faltas y horas extra a Excel o CSV. Paso a paso en conciliación de asistencia para nómina.

¿Cómo manejar olvidos de checada y correcciones?

Los olvidos son la incidencia más frecuente y la que más deteriora la confianza en el registro si se manejan mal. Un flujo sencillo:

1. El trabajador reporta el olvido el mismo día o al siguiente, indicando la hora real de entrada o salida.
2. El jefe directo confirma con la información que tenga (apertura de tienda, primera venta, reporte de trabajo).
3. RR. HH. aprueba la corrección y el sistema guarda la hora original (o la ausencia de checada), la nueva hora, quién la aprobó y por qué.
4. Se revisan patrones. Si una persona olvida checar con frecuencia, conviene revisar el método: quizá el kiosko está en un lugar incómodo o la geocerca es demasiado chica.

Nunca corrijas checadas borrando el dato original. Una corrección transparente fortalece el registro como evidencia; una edición sin rastro lo debilita.

¿Cómo se reflejan retardos y faltas en la nómina?

Ejemplo ilustrativo con el salario mínimo de zona general ($315.04 diarios) y jornada diurna de 8 horas, sin considerar otras percepciones ni deducciones:

Incidencia en el periodo	Tratamiento	Efecto aproximado
2 retardos de 30 minutos	No se paga el tiempo no trabajado (1 hora)	-$39.38
1 falta injustificada	No se paga el día	-$315.04
1 permiso con goce de sueldo	Se paga normal	$0
1 incapacidad	La cubre el IMSS según el caso	Depende del tipo de incapacidad

Lo que no puedes hacer es agregar un cargo adicional “por retardo” sobre el tiempo no trabajado, porque eso sería una multa. Ojo también con el efecto de las faltas en el pago del descanso semanal y en otras prestaciones: revísalo con tu asesor.

¿Cómo reducir los retardos sin solo castigar?

Las sanciones funcionan poco si la causa es estructural. Antes de endurecer reglas:

• Analiza patrones. ¿Los retardos se concentran en un día, una sucursal o un turno? Puede ser transporte, un horario mal diseñado o un jefe que no está a la hora de apertura.
• Ajusta horarios cuando tenga sentido. Los turnos escalonados pueden reducir retardos en zonas con tráfico pesado. Con la reducción de jornada a 40 horas tendrás que rediseñar turnos de todos modos; ver la guía de la reforma de 40 horas.
• Haz visible la puntualidad. Que cada persona vea su propio historial suele bastar para corregir.
• Reconoce la puntualidad, no solo castigues el retardo, siempre que no se convierta en una forma encubierta de descuento.

Más ideas en cómo reducir retardos en tu empresa.

Checklist de política de asistencia

• Hora de entrada y salida por puesto o turno, por escrito.
• Tolerancia de retardo definida en el reglamento interior.
• Qué pasa con retardos acumulados (si aplica) y cómo se documenta.
• Cómo se justifica una falta y quién la aprueba.
• Cómo se corrige un olvido de checada.
• Quién autoriza horas extra.
• Medidas disciplinarias permitidas (sin multas, suspensiones de máximo 8 días).
• Dónde se guardan los registros y por cuánto tiempo.

Siguiente paso

Retardos y faltas dejan de ser discusión cuando hay reglas claras y un registro que nadie puede editar después. Si quieres ver cómo se registran y justifican incidencias en tiempo real, agenda una demo de Turno.