Expediente laboral y asistencia: qué guardar y por cuánto tiempo

El expediente laboral de cada trabajador debe incluir sus controles de asistencia, porque la LFT (art. 804) obliga al patrón a conservarlos y exhibirlos en juicio cuando se llevan en el centro de trabajo. Desde el 1 de enero de 2027, además, el registro de inicio y fin de jornada debe ser electrónico y entregarse a la autoridad cuando lo pida. Un expediente de asistencia completo es tu mejor defensa ante una inspección o una demanda.

Esta guía explica qué guardar, por cuánto tiempo y cómo organizarlo para que sirva cuando lo necesites.

Contenido informativo; confirma con tu asesor laboral cómo aplica a tu caso específico.

¿Qué es el expediente laboral?

Es el conjunto de documentos que respaldan la relación de trabajo con cada persona: desde su contratación hasta su salida. No existe un formato único en la ley, pero la LFT sí señala documentos que el patrón debe conservar y exhibir en juicio. Entre ellos están los controles de asistencia.

¿Qué documentos obliga la LFT a conservar?

Según la LFT (art. 804), el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio, entre otros:

Documento	Plazo de conservación según el art. 804
Contratos individuales de trabajo (cuando no haya contrato colectivo o contrato ley aplicable)	Mientras dure la relación y hasta un año después
Listas de raya o nómina, o recibos de pago de salarios	Último año de la relación y un año después
Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo	Último año de la relación y un año después
Comprobantes de pago de PTU, vacaciones, aguinaldo y primas	Último año de la relación y un año después
Los demás que señalen las leyes	Según cada ley

Estos son plazos mínimos. Muchas empresas conservan el historial completo de asistencia mientras dure la relación laboral, porque un reclamo puede abarcar periodos largos. Define tu política con tu asesor.

¿Por qué los registros de asistencia son tan importantes en un juicio?

Por dos reglas de la LFT que conviene conocer:

• Carga de la prueba (art. 784). En juicio, corresponde al patrón probar, entre otras cosas, la duración de la jornada de trabajo. Si un trabajador dice que trabajaba 10 horas diarias, eres tú quien tiene que demostrar lo contrario.
• Presunción por no exhibir (art. 805). Si no presentas los documentos que la ley te obliga a conservar, se pueden presumir ciertos los hechos que el trabajador afirma sobre ellos.

En otras palabras: sin registros de asistencia confiables, una demanda por horas extra o por despido se vuelve muy difícil de defender.

¿Qué cambia con el registro electrónico de jornada de 2027?

La reforma a la LFT publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 agrega una obligación nueva: desde el 1 de enero de 2027, el patrón debe registrar electrónicamente el inicio y fin de la jornada de cada trabajador y entregarlo a la autoridad cuando lo solicite (art. 132, fr. XXXIV).

Esto tiene dos efectos sobre el expediente:

1. El control de asistencia deja de ser opcional. Antes, el art. 804 hablaba de controles “cuando se lleven”; ahora el registro de jornada es obligatorio para todos.
2. El formato tiene que ser electrónico. Listas en papel ya no cumplen. Ver lista en papel vs. registro electrónico.

No llevarlo se sanciona con 250 a 5,000 UMA (art. 994): de $29,327.50 a $586,550 MXN con la UMA 2026 de $117.31. Estima tu rango con la calculadora de multa por registro de jornada y revisa la guía del registro electrónico de jornada.

¿Qué registros de asistencia debe incluir el expediente?

Lo mínimo legal es inicio y fin de jornada. Para que el expediente sea útil como evidencia, conviene guardar:

• Checadas de entrada y salida, con fecha y hora puestas por el sistema.
• Descansos (inicio y fin), si afectan el cálculo de horas efectivas.
• Método y lugar de checada: kiosko, QR, app con geocerca, sucursal.
• Incidencias: retardos, faltas injustificadas, permisos, incapacidades, vacaciones.
• Justificaciones y aprobaciones: quién autorizó un permiso o una corrección y cuándo.
• Horas extra autorizadas y pagadas, separadas en dobles y triples.
• Historial de cambios: si alguien corrigió una checada, qué cambió y por qué.
• Reglas vigentes: horario, tolerancia de retardo y reglamento interior aplicable en cada periodo.

Para clasificar bien cada incidencia, revisa la guía de retardos, faltas e incidencias.

¿Qué hace que un registro de asistencia sea buena evidencia?

No todos los registros pesan igual ante la autoridad. Los que tienen más valor comparten estas características:

Característica	Por qué importa
El trabajador checa por sí mismo	Muestra que el dato viene de la persona, no de un tercero
La hora la pone el sistema	Evita que se escriba una hora conveniente
Hay control contra suplantación	PIN, QR dinámico, geocerca o foto reducen que alguien cheque por otro
Las correcciones dejan rastro	Muestra transparencia, no manipulación
Es consistente con la nómina	Las horas pagadas coinciden con las registradas
Se puede exportar completo	Lo entregas rápido y ordenado cuando te lo piden

Un Excel que cualquiera puede editar, o una lista firmada al final de la semana, cumple pocas de estas condiciones. Compara en Excel vs. software de asistencia.

¿Cómo organizar el expediente de asistencia digital?

Una estructura práctica por trabajador:

1. Datos de contratación: contrato, puesto, tipo de jornada, horario pactado.
2. Registro de jornada: checadas por día, exportables por periodo.
3. Incidencias: lista cronológica con evidencia.
4. Nómina: recibos y la conciliación de cada periodo con la asistencia.
5. Documentos de teletrabajo, si aplica: política, verificación del lugar de trabajo y registros de la NOM-037. Ver la guía de NOM-037 y teletrabajo.

Con un sistema como Turno, las checadas, incidencias y horas extra se exportan a Excel o CSV por persona y periodo, y en el plan Profesional se integran con la nómina, así que la conciliación queda documentada.

¿Cómo conectar asistencia y nómina en el expediente?

La consistencia entre lo que registras y lo que pagas es lo que más protege. Un proceso sencillo por periodo:

1. Cierra el periodo de asistencia y resuelve incidencias pendientes.
2. Exporta horas ordinarias, retardos, faltas y horas extra por persona.
3. Calcula la nómina con esos datos.
4. Guarda la exportación junto con los recibos del periodo.

Paso a paso en conciliación de asistencia para nómina y el concepto en el glosario: conciliación de nómina.

¿Qué hacer cuando la autoridad pide los registros de asistencia?

Desde 2027, la autoridad puede solicitar el registro electrónico de jornada en una inspección. Y en cualquier juicio laboral, tendrás que exhibir los controles de asistencia que conservas. En ambos casos, lo que cuenta es responder rápido y completo:

1. Identifica el periodo y las personas que abarca la solicitud.
2. Exporta las checadas de entrada y salida de ese periodo, por persona y día.
3. Agrega las incidencias del mismo periodo con sus justificaciones.
4. Incluye las reglas vigentes: horario pactado, tolerancia y reglamento interior aplicable.
5. Revisa la consistencia con los recibos de nómina antes de entregar.
6. Guarda una copia de lo que entregaste y la fecha.

Si este proceso te toma días o depende de buscar papeles en cada sucursal, es señal de que tu expediente no está listo. Un sistema que centralice checadas de todas las sedes y métodos (kiosko, QR, app) te deja armar el paquete en minutos.

¿Qué pasa con el expediente cuando termina la relación laboral?

La salida de un trabajador no cierra el expediente. Según el art. 804, los controles de asistencia y recibos deben conservarse durante el último año de la relación y un año después de que termine. En la práctica:

• Exporta y archiva el historial completo de asistencia al dar de baja a la persona.
• No borres usuarios del sistema de asistencia si eso elimina sus registros; desactívalos.
• Conserva la conciliación del último periodo pagado, incluyendo finiquito.
• Documenta el motivo de la salida y, si hubo faltas que la originaron, la evidencia de cada una.

Las demandas por despido suelen incluir reclamos de horas extra o de horario. Tener el historial de asistencia accesible después de la baja es tan importante como tenerlo durante la relación.

¿Qué cuidar en privacidad al guardar registros de asistencia?

El expediente contiene datos personales. Buenas prácticas:

• Menciona el control de asistencia en el aviso de privacidad.
• Limita el acceso a quien lo necesita (RR. HH., nómina, jefe directo).
• Evita guardar datos biométricos si no son necesarios; son datos sensibles.
• Si usas foto o ubicación al checar, explica para qué y cuánto tiempo se guarda.

Checklist del expediente de asistencia

• Registro electrónico de entrada y salida para cada trabajador (obligatorio desde 2027).
• Incidencias con fecha, tipo, evidencia y aprobación.
• Horas extra autorizadas y separadas en dobles y triples.
• Historial de correcciones.
• Conciliación de asistencia y nómina por periodo.
• Política de conservación definida con tu asesor (mínimo lo que marca el art. 804).
• Capacidad de exportar todo en horas, no en días.

Siguiente paso

Un expediente de asistencia sólido se construye todos los días, no cuando llega la demanda. Si quieres ver cómo quedan organizadas checadas, incidencias y exportaciones por trabajador, agenda una demo de Turno.